Flere meglerforetak ser nå på muligheten med å forenkle eiendomsoppgjøret. Et meglerforetak som ligger langt fremme med elektronisk tinglysing og som har sett effekten av digitalisering, er Eiendomsmegler 1 SR Eiendom.
Vi startet med elektronisk tinglysing og sletting av sikringspant allerede i 2014 og produserer i dag mer, med vesentlig mindre ressurser, sier Christer Ingebrigtsen, leder for oppgjørsavdelingen i meglerforetaket.
Tjenester for elektronisk tinglysing er klar til bruk
Ambita jobber tett sammen med bransjeaktørene for å få på plass effektive løsninger for tinglysing. I 2017 ble det mulig å tinglyse skjøtepakker, og Ambitas tjenester ble utvidet med skjøter og mulighet til å kunne samhandle digitalt med banker som skal finansiere handelen.
Digitale eiendomsoppgjør gjør det tryggere og raskere å gjennomføre boligsalget.
Ambita tilbyr blant annet samhandlingsfunksjonalitet i forbindelse med tinglysing av dokumenter ved et boligsalg. Tjenesten Elektronisk Eiendomsoppgjør, kommuniserer med alle meglere og banker på tvers av andre aktørers løsning. Elektronisk Eiendomsoppgjør gjør det mulig for selgers bank å oversende et elektronisk pantedokument til megler. Videre kan megler legge pantedokumentet sammen med skjøtet i en dokumentpakke som sendes til Kartverket for tinglysing. Det betyr at hele tinglysingsprosessen i forbindelse med boligsalg er blitt forenklet, og at aktørene i praksis kan utføre tinglysing i løpet av minutter.
Eiendomsmegler 1 SR Eiendom har tatt i bruk elektronisk tinglysing av skjøtepakker og er det meglerforetaket i Norge som har tinglyst flest skjøtepakker digitalt. Besparelsene og effekten er stor.
Bortfall av papir gir stor gevinst for Eiendomsmegler 1 SR Eiendom
All logistikk med flytting av papir mellom involverte parter i et boligsalg er tidkrevende og innebærer risiko for feil.
Eiendomsmegler 1 SR Eiendom er i gang med elektronisk eiendomsoppgjør. Foto: Istockphoto.com
Den opplagte og åpenbare besparelsen ved elektronisk tinglysing er det papirløse elementet sier Christer Ingebrigtsen. Elektronisk behandling gjør at meglerforetakene slipper en god del føringer i fagsystemet. Dokumenter skal nitidig føres inn og ut av depotjournaler, oppbevaring av verdipapirer i original skal være forskriftsmessig i dertil egnede brannskap og skulle noen av disse verdidokumentene forsvinne, noe som ikke er uvanlig i papirverdenen, er det en drøy prosess med mortifikasjon. Med elektronisk tinglysing skjer all «flytting» i Ambita sin tjeneste hvor det påføres timestamp for hvert «flytt» og for hver involvering av kundene eller oss. Dette letter også klargjøring for tilsyns og internkontroll, påpeker Christer.
Ettersending av originaldokumenter til banker og selgere opphører også med elektronisk tinglysing. Kartverket informerer i dag med SMS ved tinglysing av hjemmelsoverganger og bankene henter selv grunnboksutskrifter direkte fra Ambitas tinglysingstjeneste. I tillegg slipper man avviksbehandling av dokumenter som returneres grunnet feil.
Ambita sin tjeneste henter automatisk en bekreftet grunnbokutskrift ved tinglyst sikringspant eller skjøtepakke, denne kan vi derfor svært enkelt lagre rett på oppdraget etter tinglysingen – slipper dermed å logge på eksterne løsninger for å hente dette i egen seanse.
Dokumenter helt uten feil
Tinglysing er en formell og rigid prosess hvor det stilles strenge krav til innhold og form. Dokumentene har mange felt som skal fylles ut og det er tidkrevende å få oversikt over forhold i grunnboken som kan ha betydning. Det er fort gjort å gjøre feil. Dersom feil først avdekkes ved mottak hos Kartverket, påløper det mye tid og ekstraarbeid og med B-post løper dagene fort. Tall fra Kartverket viser at ca. 7 % av alle dokumenter returneres på grunn av feil. I antall utgjør dette omlag 120.000 dokumenter årlig.
Ambita har en sentral rolle som systemutvikler og tjenesteleverandør i tinglysingsprosessen mellom bank, megler og offentlig forvaltning. Tjenesten eTinglysing.no, utviklet av Ambita, ivaretar hele prosessen med oppretting, signering og tinglysing av dokumenter digitalt. Ved å tinglyse elektronisk blir dokumentene kontrollert før oversendelse til Kartverket, noe som medfører at feilmarginen så å si er ikke-eksisterende. Kontrollen sjekker at dokumentet samsvarer med grunnboken og at formelle krav i forhold til lover og regler er ivaretatt.
For eksempel vil forhold i grunnboken som kan påvirke tinglysing på den aktuelle eiendommen vises ved oppretting av dokumentet. Det kan være urådigheter som krever at dokumentet må påføres ekstra signatur av en rettighetshaver, eller at boligen som selges er bygget på to eiendommer som man må hensynta ved utfylling av dokumentet.
eSignering
Elektronisk signering blir stadig mer utbredt hos private og offentlige aktører. Med utbredelsen kommer forventning til at teknologien tas i bruk også i meglerbransjen. Med elektronisk tinglysing kan partene i et eiendomssalg signere dokumentene uten bruk av vitner og med mye større grad av fleksibilitet. Det er ikke lenger nødvendig å møtes fysisk, eller å vente på papir i posten. Dette gir stor gevinst i form av bedre kundeopplevelse. I tillegg kan megleren være trygg på at dokumentet som er opprettet ved elektronisk tinglysing ikke inneholder feil slik at man risikerer å måtte sende dokumenter på signering flere ganger.
For meglerbransjen betyr digitaliseringen at eiendomsoppgjøret går raskere. I dag tar det vanligvis lang tid å få oppgjøret når man selger en bolig, og ofte betaler kunden for et mellomfinansieringslån lenger enn nødvendig. Med elektronisk tinglysing kan oppgjørstiden reduseres fra flere uker til et par dager. Det betyr at selger får raskere oppgjør og lavere utgifter.
Elektronisk Eiendomsoppgjør er under fortløpende utvikling. I samarbeid med bransjeaktørene vil vi digitalisere flere operasjoner i eiendomsoppgjøret. Innhenting av saldoforespørsler og digital kjøpekontrakt er bare noe av det som vil komme i løpet av kort tid.